Foire Aux Questions

Convaincue qu’une démarche proactive mène, dans la durée, a un positionnement favorable en termes de réputation et a une meilleure rentabilité, Befimmo a depuis 2008 progressivement évolue d’une politique environnementale qualitative a une réelle politique de Responsabilité Sociétale proactive, intégrée dans sa stratégie globale. Elle est consciente qu’une gouvernance efficace sur le long terme suppose une démarche engagée, en appliquant le principe de précaution, tournée vers l’anticipation de ses risques et la maitrise de ses coûts. En effet, en identifiant les risques qui pourraient l’affecter, Befimmo met en place les mesures nécessaires afin d’anticiper ces risques et de limiter leur impact potentiel. Elle s’engage à prendre en compte les attentes de ses parties prenantes dans l’élaboration de sa stratégie et à instaurer avec eux un dialogue ouvert et une concertation constructive.The Social Responsibility policy is publicly available on Befimmo’s website, in the section ‘Social Responsibility’.

Considérer la Responsabilité Sociétale comme un axe stratégique, revient pour Befimmo à saisir des opportunités pour améliorer ses performances et ainsi créer de la valeur à moyen et long termes pour l’ensemble de ses parties prenantes. Befimmo a l’ambition de se différencier mais également de devenir une référence en matière de Responsabilité Sociétale.

La Politique Responsabilité Sociétale est accessible au public sur le site internet de Befimmo, sous la rubrique ‘Responsabilité Sociétale’.

La politique et l’engagement de l’entreprise couvrent l’ensemble des activités de Befimmo SA et de ses filiales (ci-après Befimmo) : « En sa qualité d’Asset Manager, Befimmo investit dans un portefeuille de bureaux et gère celui-ci. »

Pour des raisons pratiques, une distinction est opérée selon le type de locataires sur le plan opérationnel :

1. Immeuble multi locataires (catégorie M)
2. Immeubles avec un locataire unique (catégorie U)
3. Immeuble occupé par la Régie des Bâtiments (catégorie R)

Befimmo a identifié et hiérarchisé 12 priorités environnementales, économiques et sociales, regroupées dans 4 grandes thématiques. La réponse à ces priorités se traduit par des engagements et des actions spécifiques et leurs impacts, des objectifs qualitatifs et de plus en plus quantifiables et mesurables, décrits largement dans le Programme Responsabilité Sociétale préparé en collaboration avec le management et son équipe.

Le niveau de responsabilité le plus élevé en ce qui concerne la Politique Responsabilité Sociétale est le Conseil d’administration. L’Administrateur délégué de la Société, Benoît de Blieck, et le Président du Conseil, Alain Devos, sont tous deux signataires de la Politique.

La Responsabilité Sociétale de Befimmo est aujourd’hui intégrée dans sa gestion journalière.

De plus en plus de collaborateurs de l’équipe de Befimmo sont impliqués dans cette stratégie, de près ou de loin selon leur champ de compétences, et sont conscients de l’impact majeur du secteur immobilier sur l’environnement.

Pour de plus amples informations, il faut se référer en page 106 du Rapport Financier Annuel 2013, « Organisation Interne ».

Befimmo impose des normes environnementales minima pour tous les grands projets de rénovation. Ce faisant, elle améliore ou va au-delà des obligations légales existantes dans différents domaines tels que les performances énergétiques, l’éco-construction, la consommation d’eau, la chaîne logistique et la production de déchets. Ces exigences sont transposées dans les procédures opérationnelles du Système de Gestion Environnementale (SGE) de Befimmo.

Par ailleurs, le SGE comprend une procédure permettant d’obtenir de manière constante un label d’immeuble vert, selon la norme BREEAM, pour les principaux projets de rénovation.

Pour les immeubles existants, Befimmo a fait certifier la totalité du portefeuille (hors Fedimmo) par le biais de BREEAM In-Use, une norme de certification spécialement conçue et renouvelable sur une base annuelle. Les critères environnementaux sont évalués selon différents aspects, en fonction du projet concerné.

Pour les rénovations majeures et mineures, la certification BREEAM constitue l’indicateur de référence pour déterminer les options techniques à mettre en œuvre.

Cette attention pour une rénovation de qualité sur le plan environnemental a permis à la Société de décrocher le prix de la rénovation verte décerné par l’Institut bruxellois de gestion de l’environnement (IBGE) pour le projet Empress Court en 2007, pour le projet Science-Montoyer en 2009 et pour le projet WTC IV en 2012.

Pour de plus amples détails sur des projets spécifiques, veuillez consulter le site web de Befimmo dans le chapitre Responsabilité Sociétale, sous la rubrique certification/IBGE Awards.

L’électricité achetée pour les parties communes des immeubles des catégories U et M est verte à 100%.

Décidée à maintenir l’attractivité de ses immeubles pour les locataires et ainsi assurer un taux d’occupation le plus élevé possible de son portefeuille, Befimmo réalise continuellement des investissements en rénovation, en redéveloppement ou en amélioration des performances énergétiques et environnementales de ses immeubles afin de les améliorer ou de les maintenir à un niveau de qualité et de performance élevé.

Afin d’atteindre cet objectif, Befimmo met en place un plan d’investissement pluriannuel visant à planifier et réaliser des travaux d’optimalisation des performances durables des immeubles en exploitation (portefeuille de Befimmo hors Fedimmo) et non sujets à des rénovations lourdes.

En 2013, le budget consacré à ces travaux est de 1,8 million €. Quant aux rénovations lourdes, une part du budget global de rénovation est allouée à une optimalisation durable de l’immeuble. Befimmo a ainsi réalisé, durant l’exercice 2013, des travaux d’investissements dans ses immeubles pour un montant global d’environ 54,8 millions €. Entre 6 et 10% de ce montant global ont été investis en vue d’améliorer leurs performances environnementales et ainsi répondre, d’une part, aux règlementations en vigueur ou à venir et, d’autre part, aux attentes des locataires.

Befimmo entend poursuivre ces initiatives. Le budget consacré en 2014 aux investissements liés aux immeubles en exploitation est cependant en légère diminution par rapport au budget 2013. Ceci s’explique par le souhait de Befimmo de se concentrer et mettre la priorité sur l’optimalisation des installations techniques existantes plutôt que d’investir davantage dans de nouvelles installations.

Befimmo a mis au point un Système de Gestion Environnementale (SGE), basé sur la norme ISO 14001. Le SGE est implémenté à un niveau stratégique pour les activités « acquisition et gestion d’immeubles de bureaux ». Le SGE a été certifié conforme à l’ISO 14001 pour la première fois en septembre 2010 et a renouvelé cette certification en octobre 2013.

Concernant les immeubles pris individuellement, nous considérons que d’autres normes développées spécifiquement pour la construction/rénovation/gestion d’immeubles sont plus efficaces et plus appropriées. Il existe différentes normes dans ce domaine, et Befimmo a choisi de mettre en œuvre les directives telles que définies par BREEAM (BRE Environmental Assessment). BREEAM est une organisation internationale bien établie, reconnue dans le monde entier. Elle a développé des directives à différents niveaux, y compris des directives spécifiques pour les grandes rénovations et pour la gestion d’immeubles en exploitation (In-Use).

Les procédures opérationnelles développées dans l’EMS sont les suivantes :

• Grandes rénovations (y compris les critères de certification BREEAM à intégrer dès l’étape de la conception) ;
• Critères de sélection pour la chaîne logistique, y compris les entrepreneurs ;
• Responsabilité de tiers travaillant pour Befimmo ;
• Rénovations légères ;
• Gestion de l’énergie ;
• Gestion des produits dangereux (y compris l’amiante, les PCB, les substances appauvrissant l’ozone) ;
• Gestion des déchets ;
• Gestion des documents environnementaux ;
• Aspects environnementaux des audits de vérification préalable ;
• Procédures de nature administrative pour garantir que les critères environnementaux soient intégrés aux endroits appropriés (p.ex. dans les contrats).

Les objectifs environnementaux font partie intégrante du Programme Responsabilité Sociétale. Ils sont généralement de nature qualitative et quantitative.

Le SGE comprend une procédure d’audit et de surveillance interne. Le SGE fera régulièrement l’objet d’audits externes pour vérifier son caractère opérationnel. Le SGE comprend une procédure d’analyse de la gestion. Les résultats et les conclusions de cette analyse sont répercutés dans le SGE, et au besoin, les procédures existantes sont adaptées, ou de nouvelles procédures sont créées pour garantir des progrès permanents.

Le SGE couvre toutes les activités de Befimmo SA et de ses filiales à un niveau stratégique. Sur le plan opérationnel, les procédures varient en fonction du type de locataire, et dès lors en fonction du type de relation contractuelle que Befimmo entretient avec son locataire. Chaque fois que possible, Befimmo tentera de sensibiliser le locataire aux questions d’environnement.

Befimmo a mis en œuvre un système de gestion de documents électroniques, afin de faciliter l’accès aux documents électroniques et leur diffusion.

Befimmo publie depuis de nombreuses années un rapport Responsabilité Sociétale totalement intégré dans son Rapport Financier Annuel. Elle porte une attention particulière à la fiabilité du processus de reporting ainsi qu’à la rigueur, à l’exactitude et à la transparence des communications financières et extra-financières.

Depuis quelques années, Befimmo s’inscrit dans une tendance à la standardisation du reporting financier mais également du reporting en matière de Responsabilité Sociétale en souscrivant aux indicateurs publiés par l’EPRA, mais également aux lignes directrices du GRI et celles du secteur de l’immobilier GRI-CRESS. En 2013, Befimmo a eu l’ambition de se conformer à la nouvelle version du GRI, « G4 » pour l’ensemble de son rapport (« Conformité » - Critères Essentiels). Le tableau GRI d’identification des paramètres rapportés figure en annexe du Rapport Financier Annuel.

Ce rapport couvre l’ensemble de Befimmo SA et de ses filiales.

L’entreprise fait rapport sur ses performances environnementales à un niveau qualitatif et quantitatif dans son Rapport Financier Annuel.

Befimmo tente continuellement d’améliorer la gestion des données de consommation, soit améliorer la qualité des données de télémonitoring, ainsi qu’améliorer le croissement et la consolidation des données de facturation électronique, des fournisseurs de réseaux avec les données provenant du télémonitoring.

Befimmo fait auditer l’information extra-financière tous les deux ans par un auditeur externe.

Ces informations sont disponibles dans le Rapport Financier Annuel, dans le chapitre Responsabilité Sociétale.

Pas directement, bien que le bois soit utilisé dans de grands projets de rénovation.

Ces informations ne sont pas encore connues à ce stade, mais pour les grands projets de rénovation, Befimmo exige de ses fournisseurs qu’au moins 80% du bois utilisé soit labellisé FSC.

• Le papier acheté pour les besoins d’impression/de copie internes est certifié FSC ou PEFC.
• L’impression des Rapports Annuels et Semestriels (tirage limité) se fait sur du papier certifié FSC ou PEFC.

Befimmo n’a connaissance d’aucune allégation dans ce sens.

(Voir pour information la liste rouge de l’UICN des espèces menacées: http://www.redlist.org)

Il n’y en a aucune à la connaissance de Befimmo.

Les combustibles fossiles étaient utilisés à des fins de chauffage d’immeubles. Depuis 2012, Befimmo a remplacé les chaudières au mazout par des chaudières au gaz dans l’ensemble de son portefeuille.

Les génératrices de secours fonctionnent principalement au diesel.

Le principal impact est lié à l’utilisation des matériaux dans les projets de rénovation. Les immeubles du portefeuille de Befimmo sont situés soit en centre-ville, soit dans des quartiers de bureaux.

Le Comité de labellisation « Espaces Végétales Écologiques » a réattribué en octobre 2013 le label Eve® au site Goemaere de Befimmo présenté à l’audit de labellisation effectué par Ecocert. En effet, ce site - dont Befimmo assure et améliore continuellement la biodiversité - a été jugé conforme aux exigences du référentiel. Befimmo se félicite d’être la première société en Belgique à avoir reçu cette certification. Le référentiel Eve® est destiné à valoriser les pratiques écologiques dans la gestion des espaces verts.

Des études similaires pourraient être développées dans le futur pour un certain nombre de sites, et plus particulièrement sur ceux du portefeuille Fedimmo qui sont localisés sur un domaine présentant une grande superficie.

Non.

Non.

Non.

Conformément aux législations en vigueur, les réfrigérants utilisés dans les systèmes de conditionnement d’air sont surveillés.

Un inventaire amiante a été établi par des entreprises certifiées pour tous les immeubles de Befimmo. Un plan de gestion de l’amiante est en place.

Une procédure a été mise au point dans le cadre du SGE, qui comprend une liste de contrôle de points environnementaux à évaluer durant un processus de vérification préalable.

L’entreprise a identifié certains risques RSE spécifiques au niveau de l’entreprise – les risques de conformité ont été clairement identifiés en tant que risques stratégiques. Befimmo identifie le risque lié au maintien d’une bonne relation avec ses clients comme un des éléments permettant d’atténuer le risque sur les revenus locatifs.

En outre, Befimmo consacre un vaste chapitre aux facteurs de risque dans son Rapport Financier Annuel. Ce chapitre reprend des risques identifiés qui pourraient affecter la Société, ainsi qu’une description d’un certain nombre de mesures prises par la Société afin d’anticiper et de limiter l’impact potentiel de ces risques.

Befimmo s’engage à être responsable envers ses parties prenantes. Elle initie des actions fédératrices dont les impacts sont mesurés et visent à répondre aux attentes de ses parties prenantes. Elle cherche à atteindre l’équilibre entre les attentes de ses différentes parties prenantes et les enjeux auxquels elle est régulièrement confrontés.

Befimmo attache une grande importance aux occupants et utilisateurs de son portefeuille immobilier. Elle souhaite fidéliser ses locataires en leur offrant des espaces de qualité, performants en termes d’accessibilité, de gestion environnementale et de coûts.

Befimmo dispose d’une équipe de professionnels motivés (commerciaux, techniciens, gérants, etc.) qui a comme objectif d’améliorer la qualité du « service au client ». En effet, la satisfaction, le dialogue entre le propriétaire et le locataire et la sécurité et santé des locataires sont des priorités pour Befimmo et sont essentielles aux yeux de l’ensemble de ses parties prenantes.

Dans cette optique, Befimmo a défini des actions concrètes qu’elle prévoit de mettre en place, telles que l’implémentation d’un nouveau Helpdesk, la réalisation d’une plateforme de communication dédiée aux locataires, etc.

De plus, l’intégration en mai 2013 des activités de property management a permis à Befimmo d’avoir une relation plus directe avec ses locataires lui permettant de mieux anticiper leurs besoins et d’être plus proactive dans sa démarche de sensibilisation de ceux-ci aux questions environnementales. Grâce à cette intégration, elle est ainsi devenue l’interlocuteur quotidien du locataire.

L’implication dans la Responsabilité Sociétale de l’équipe de Befimmo constitue un élément primordial pour assurer le succès de sa stratégie globale. La sensibilisation et la participation des employés dans le travail de réflexion, ainsi que leur contribution journalière est un élément indispensable à la réalisation des objectifs fixes. En lui offrant un cadre de travail agréable, Befimmo permet à son équipe de stimuler sa créativité et sa motivation et renforce son engagement envers la Société.

Depuis 2012, une personne au sein du département des ressources humaines, est chargée, en collaboration avec le CSR Manager, de sensibiliser l’ensemble de l’équipe aux thématiques RSE, de s’occuper du suivi des initiatives mises en place et de continuer a développer la forte culture d’entreprise qui règne au sein de Befimmo.

Befimmo respecte les prescriptions légales applicables en matière de gouvernance et s’est doté d’un code d’éthique qui édicte les valeurs qui doivent présider dans les relations qu’elle entretient avec l’ensemble de ses parties prenantes.

En matière de gouvernance, Befimmo applique le Code belge de gouvernance d’entreprise, qui constitue son code de référence et porte une attention particulière aux évolutions dans ce domaine.

En matière de prévention de conflits d’intérêts et des abus de marche, Befimmo est régie d’une part, par les dispositions légales qui lui sont applicables conformément à son statut de société cotée et de Sicafi et d’autre part, par les règles supplémentaires qu’elle a prévues dans sa charte de gouvernance d’entreprise. Befimmo va donc au-delà de la législation, lorsqu'elle le juge pertinent.

La General Counsel & Secretary General (membre du Comité des Dirigeants effectifs) se charge de la mise à jour ainsi que du respect du code d’éthique et de la charte de gouvernance. Elle exerce également la fonction de Compliance Officer et, en cette qualité, veille au respect des règles et des procédures internes afin de prévenir les risques d’abus de marche.

La Déclaration de gouvernance de Befimmo se trouve dans le Rapport Financier Annuel. Befimmo porte également une attention particulière à la fiabilité du processus de reporting ainsi qu’à la rigueur, à l’exactitude et à la transparence des communications financières et extra-financières.

Befimmo possède un code éthique très développé. Elle a adopté un code qui comprend le code éthique pour tous les employés et la charte de gouvernance d’entreprise pour les Administrateurs, les Dirigeants Effectifs et quiconque susceptible d’avoir eu accès à des informations privilégiées du fait de sa participation à la préparation d’une transaction particulière.

Ce code comprend les éléments suivants :

• l’engagement à respecter les lois et les réglementations ;
• l’interdiction de donner et de recevoir des pots-de-vin ;
• la limitation des cadeaux, donnés ou reçus ;
• la limitation des versements incitatifs;
• l’interdiction de dons à des entités politiques ;
• l’intervention dans des conflits d’intérêts ;
• d’autres aspects importants – les délits d’initiés, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Befimmo a communiqué le code à ses employés (via l’intranet) et l’a mis publiquement à disposition sur son site internet.

La mise en œuvre du Code d’éthique comprend les éléments suivants :

• surveillance de la conformité ;
• insertion de procédures d’alerte.

Befimmo, au 31 décembre 2013,

• a un Président et un Administrateur Délégué (CEO) distincts ;
• compte 9 administrateurs non exécutifs, dont 6 administrateurs indépendants répondant aux critères de l’article 526ter du Code des Sociétés et deux administrateurs liés à un actionnaire ;
• dévoile la rémunération des administrateurs de la Société

L’entreprise s’est dotée d’un Comité d’audit, dont la majorité des membres – deux membres sur trois – sont des non-exécutifs indépendants.

Le Comité de nomination et de rémunération de Befimmo est chargé de la mise en œuvre des politiques de rémunération et de nominations des administrateurs.

Les méthodes de gestion de Befimmo offrent un cadre solide permettant de garantir qu’elle respecte les principes de gouvernance d’entreprise.

Le Conseil d’administration a dès lors adopté :

• la charte de gouvernance d’entreprise ;
• le règlement d’ordre intérieur du Conseil d’Administration ;
• le Code éthique.

Il existe également un règlement d’ordre intérieur pour l’Administrateur Délégué, les Dirigeants Effectifs et chaque Comité :

• règlement d’ordre intérieur des Dirigeants Effectifs ;
• règlement d’ordre intérieur du Comité de nomination et de rémunération ;
• règlement d’ordre intérieur du Comité d’Audit.

La Charte de gouvernance d’entreprise, ces divers règlements et le Code éthique sont publiés sur le site web de Befimmo, dans le chapitre Befimmo, sous la rubrique ‘Gouvernance d’entreprise’.

En outre, Befimmo consacre un vaste chapitre à la Gouvernance d’entreprise dans son Rapport Financier Annuel.

Le risque potentiel de corruption est faible pour Befimmo. Les activités de l’entreprise ou les pays où elle opère ne l’exposent pas à des risques majeurs.

Befimmo a une politique anticorruption. Elle comprend les éléments suivants :

• interdiction de donner ou de recevoir des pots-de-vin ;
• respect des lois et des réglementations.

Elle comporte également les éléments suivants :

• limitation des versements incitatifs ;
• limitation des cadeaux, donnés ou reçus ;
• engagement au niveau du Conseil - le Code éthique et la charte de gouvernance d’entreprise ont été adoptés par le Conseil d’administration ;
• interdiction de dons à caractère politique.

Befimmo a rendu sa politique accessible au public.

Befimmo s’est dotée d’un système de mise en œuvre de sa politique anticorruption. Celui-ci comprend les éléments suivants :

• communication des politiques aux employés ;
• surveillance de la conformité, les audits, la surveillance, les rapports du Conseil, etc. – par le Compliance Officer et le Comité d’Audit.